درود بر شما دوستان عزیز. در این آموزش که با عنوان آموزش فعال سازی ذخیره خودکار و بازیابی اطلاعات در آفیس ۲۰۱۳ و از وب سایت آموزشی هنر دیجیتال منتشر شده است، قصد داریم شما را با چگونگی فعال سازی خودکار، تنظیم مدت زمان ذخیره سازی و چگونگی بازیابی اطلاعات در آفیس ۲۰۱۳ آشنا سازیم.

مقدمه:

بسیاری از کاربران آفیس که با سندها و فایل های طولانی کار میکنند و یا به وارد کردن داده ها و اطلاعات در اسناد اقدام میکنند به اهمیت موضوع ذخیره سازی این اطلاعات در آفیس آگاهند. در بسیاری از مواقع دلایلی از قبیل قطع برق و یا عوامل مشابه باعث میشوند تا اطلاعات وارد شده در سند از بین بروند و گاهی این اطلاعات برای کاربران بسیار حائز اهمیت بوده و شاید قابل بازیابی نباشند. بنابراین لازم است که اطلاعات در مدت زمان کوتاه ذخیره گردد. بهتربن حالت ذخیره سازی استفاده از دکمه Save میباشد که در نوار ابزار دسترسی سریع قرار داده شده است. اما علاوه بر این کار میتوان ذخیره سازی را بصورت خودکار و در مدت زمان مشخص به خود آفیس سپرد و در صورت نیاز آن را بازیابی نمود. در این آموزش با چگونگی انجام مراحل تنظیم زمان ذخیره خودکار و بازیابی اطلاعات در آفیس خواهیم پرداخت.

نکته: تمامی تصاویر این آموزش در نرم افزار آفیس پاورپوینت عکسبرداری شده است اما این آموزش برای سایر نرم افزارهای آفیس قابل پیاده سازی میباشد.

فعال سازی ذخیره (بک آپ گیری) خودکار

این قابلیت در آفیس ۲۰۱۳ بصورت پیش فرض فعال میباشد اما طبق تعریف اولیه زمان بک آپ گیری ۱۰ دقیقه تعریف شده است. برای تنظیم زمان حالت ذخیره سازی خودکار ابتدا بر روی دکمه File که در ریبون قرار داده شده است کلیک کنید.

سپس از نوار گزینه های سمت چپ صفحه، گزینه Option را انتخاب نمایید.

در این حالت پنجره Word Option برای شما باز خواهد شد. از گزینه هایی که در سمت چپ این پنجره قرار دارند گزینه Save را انتخاب کنید تا گزینه های زیر مجموعه مربوط به آن نمایش داده شوند.

اکنون در ناحیه Save Document گزینه Save Auto Recover information every را بیابید. تیک دار نمودن این گزینه حالت ذخیره خودکار توسط آفیس را فعال مینماید (که این گزینه در حالت پیش فرض فعال میباشد) و برداشتن تیک این گزینه حالت ذخیره سازی خودکار را غیر فعال خواهد نمود. واحد این گزینه بر حسب دقیقه (Minutes) میباشد. بهترین زمان برای بک آپ گرفتن خودکار برنامه از اطلاعات ورودی ۲ تا ۳ دقیقه میباشد، پس مقدار ۳ ، در واحد دقیقه را درون کادر این گزینه وارد کرده و در نهایت بر روی دکمه Ok که در زیر پنجره قرار دارد کلیک کنید تا تغییرات ذخیره گردند.

تا کنون توانستیم تنظیمات مورد نیاز برای ذخیره سازی خودکار در هر ۳ دقیقه و توسط برنامه آفیس را با موفقیت به پایان ببریم. اما یکی از مهمترین گزینه ها در این پنجره گزینه Auto Recover file location میباشد. در کادر مربوط به این گزینه میتوانید محل  ذخیره سازی خودکار را تعیین نمایید. انتخاب محل ذخیره سازی بسیار مهم میباشد به این دلیل که یکی از زاههای بازیابی اطلاعات (در صورت نیاز) مراجعه به این مسیر و انتخاب ذخیرع خودکار مورد نیازتان میباشد. در حالت پیش فرض مسیری برای نگهداری محل ذخیره سازی در کادر درج شده اما شما قاد ر خواهید بود تا مسیر جدیدی را برای این کار انتخاب نمایید.

بازیابی اطلاعات در آفیس ۲۰۱۳

بازیابی اطلاعات به دو روش انجام میپذیرد.

روش اول: در این روش که روش ساده تری میباشد و در صورتی که ذخیره خودکاری وجود داشته باشد، پس از باز کردن برنامه آفیس مورد استفاده کادر Document Recovery باز خواهد شد. در این کادر تمامی فایل هایی که بصورت خودکار ذخیره شده اند نمایش داده خواهد شد.

در زیر هر فایل ریکاوری زمان آن درج شده است. کافیست بر روی آخرین ذخیره دوبار کلیک کنید تا محتویات آن بازیابی شود. درنهایت برای بستن کادر Document Recovery کافیست بر روی دکمه Close کلیک کنید.

روش دوم: بر روی دکمه FILE کلیک کنید. با این کار به صفحه مربوط به این گزینه راه خواهید یافت. در این حالت گزینه Info بصورت پیش فرض در حالت انتخاب شده قرار داشته و گزینه های آن در دسترسی کاربر میباشد. در صفحه بر روی دکمه Manage Versions کلیک کنید.

با این کار کادر زیر مجموعه ای باز خواهد شد که برای بازیابی آخرین اطلاعات ذخیره شده توسط آفیس کافیست بر روی گزینه …Recover Unsaved کلیک کنید.

نکته: ادامه گزینه Recover Unsaved در برنامه های مختلف آفیس متفاوت میباشد. مثلا در ورد بصورت Recover Unsaved Document میباشد و در برنامه پاورپوینت Recover Unsaved Presentation میباشد.

با این انتخاب پنجره مرور فایل های سیستمی باز خواهد شد. به مسیر ذخیره سازی بروید (در قسمت اول آموزش به این مسیر نیز اشاره شده است) و آخرین فایل ریکاوری را بازیابی نمایید.

امیدوارم این آموزش مورد استفاده شما عزیزان قرار گیرد. تا آموزشی دیگر که باز هم از وب سایت آموزشی هنر دیجیتال در خدمت شما عزیزان خواهیم بود، بدرود و موفق باشید.